Положение о комитете по обеспечению беспристрастности
2. Риски, угрозы, возможные конфликты
4. Ответственность и полномочия
6. Обеспечение конфиденциальности
1.1. Комитет по обеспечению беспристрастности (далее по тексту – Комитет) органа по сертификации систем менеджмента Общества с ограниченной ответственностью «КЦ «Перспектива» (далее по тексту – ОС СМ ООО «КЦ «Перспектива») создан с целью обеспечения беспристрастности и объективности при проведении работ по сертификации систем менеджмента и исключения возможности дискриминации по отношению к заявителям в любой форме, для противодействия возникновению любых тенденций, препятствующих последовательному и объективному выполнению работ по сертификации систем менеджмента.
1.2. Комитет в своей деятельности руководствуется законами Российской Федерации, а также настоящим Положением о Комитете по обеспечению беспристрастности органа по сертификации систем менеджмента ООО «КЦ «Перспектива» (далее по тексту – Положение).
1.3. Настоящее Положение разработано в целях:
- обеспечения беспристрастности лиц, влияющих на разработку и реализацию политики и принципов функционирования ОС СМ;
- обеспечения беспристрастности при проведении сертификации систем менеджмента;
- обеспечения объективности и беспристрастности специалистов, осуществляющих проведение сертификации систем менеджмента.
1.4. Беспристрастность деятельности ОС СМ обеспечивается:
- независимостью организационной структуры управления компании и собственностью;
- финансовой независимостью;
- независимостью и объективностью процесса.
2. Риски, угрозы, возможные конфликты
2.1. Процедуры и документы ОС СМ ООО «КЦ «Перспектива» не должны носить дискриминационный характер, для обеспечения чего менеджер по качеству ОС СМ обязан контролировать процессы разработки и актуализации документации ОС СМ. Процедуры не должны использоваться иными способами, кроме предусмотренных. Деятельность ООО «КЦ «Перспектива» осуществляется не дискриминационным образом.
2.2. Вид деятельности ООО «КЦ «Перспектива» гарантирует беспристрастность и независимость решений при проведении работ в области сертификации систем менеджмента.
2.3. ООО «КЦ «Перспектива» обеспечивает равный доступ всем заинтересованным сторонам к услугам по сертификации систем менеджмента, исключает различия в финансовых, процедурных или иных требованиях и условиях. Организационная структура, состав Комитета по обеспечению беспристрастности, процедуры ООО «КЦ «Перспектива» исключают возможность оказания административного, финансового или иного давления со стороны организаций и потребителей
2.4. Следующие аспекты могут порождать конфликты интересов, нести риски при проведении работ по сертификации систем менеджмента:
- владение участниками, руководителями, сотрудниками ООО «КЦ «Перспектива» собственностью, имуществом, активами организации-заявителя;
- работа участников, руководителей и сотрудников ООО «КЦ «Перспектива» в интересах организаций, аффилированных, ассоциированных или иным образом связанных с организацией-заявителем;
- отсутствие предоплаты по договору на проведение работ по сертификации систем менеджмента.
Также при оценке рисков и возможных угроз необходимо рассматривать:
- наличие у ОС СМ связей с организации, проводившей консультационные услуги организации-заявителю;
- наличие выгоды у сотрудников, руководителей ООО «КЦ «Перспектива» при положительных результатах инспекционного контроля;
- наличие возможности запугивания сотрудников и руководства ООО "КЦ "Перспектива"
Функциями Комитета по обеспечению беспристрастности являются следующие виды деятельности:
- выработка рекомендаций по формированию политики ОС СМ ООО «КЦ «Перспектива» в области обеспечения беспристрастности и независимости;
- разработка рекомендаций по совершенствованию деятельности ОС СМ ООО «КЦ «Перспектива» в области сертификации систем менеджмента, в том числе по вопросам, затрагивающим доверие к сертификации;
- разработка решений по обеспечению беспристрастности деятельности ОС СМ;
- обсуждение решений по разработке и утверждению новых документов СМК ОС СМ;
- разработка мер по противодействию тенденциям, препятствующим последовательному и объективному выполнению работ по сертификации систем менеджмента;
- информирование заинтересованных сторон по вопросам, затрагивающим доверие к сертификации;
- проведение анализа и оценки рисков возникновения конфликта интересов и/или нарушения беспристрастности;
- анализ всех потенциальных источников нарушения беспристрастности: собственной выгоды ООО «КЦ «Перспектива», близких отношений, запугивания персонала, наличия прав собственности, властных полномочий, совместно используемых ресурсов, финансов, договоров маркетинга, оплаты комиссионных или поощрения за привлечение новых заказчиков и т.д.;
- проведение ежегодного анализа на предмет соблюдения беспристрастности путем выборочного контроля дел заказчиков услуг ОС СМ.
4. Ответственность и полномочия
4.1. Председатель Комитета руководит его деятельностью, несет ответственность за выполнение возложенных на него задач.
4.2. Члены Комитета имеют право:
- получать информацию, необходимую для выполнения функций Комитета, в частности, о потенциальных источниках конфликта интересов и принимаемых мерах по их устранению;
- предпринимать самостоятельные действия в виде уведомления органов власти, аккредитующих органов в случае невыполнения рекомендаций Комитета по устранению возможной угрозы беспристрастности;
- давать рекомендации по вопросам, затрагивающим доверие к сертификации, включая открытость.
4.3. Члены Комитета несут ответственность за:
- выполнение возложенных на Комитет функций;
- соблюдение требований конфиденциальности по отношению к заказчику и субподрядчику;
- беспристрастную и компетентную оценку результатов аудита системы менеджмента на основе информации и документов, представленных в Комитет.
5.1. Комитет по обеспечению беспристрастности осуществляет свою деятельность в соответствии с настоящим Положением. Комитет проводит заседания не реже одного раза в год. По требованию одного из членов могут проводиться внеочередные заседания Комитета. Заявка на проведение внеочередного заседания Комитета направляется секретарю Комитета.
5.2. Структура Комитета может включать:
- Председателя Комитета;
- Членов Комитета;
- Секретаря Комитета.
Все члены Комитета, кроме секретаря, имеют право голоса при голосовании. Права решающего голоса не предусмотрено. При необходимости для работы в Комитете на временной основе привлекаются эксперты из различных областей экономической деятельности. Привлечение для работы в Комитете производится на безвозмездной, добровольной основе.
5.3. Члены Комитета должны отвечать следующим требованиям:
- быть компетентными в вопросах сертификации систем менеджмента;
- иметь высшее (среднее специальное профессиональное, дополнительное профессиональное) образование;
- обеспечивать беспристрастность оценок и рекомендаций Комитета;
- противодействовать любым коммерческим, финансовым и другим предложениям, которые могут оказать влияние на рекомендации Комитета.
Члены Комитета также могут представлять интересы производителей, заказчиков, органов власти, общественных организаций.
5.4. Комитет ежегодно проводит анализ беспристрастности процесса сертификации систем менеджмента и принятия решений органом по сертификации, для чего получает от органа по сертификации всю необходимую информацию. Результаты проведенного анализа обобщаются и доводятся до сведения руководителя ОС СМ ООО «КЦ «Перспектива». При необходимости, по результатам анализа Комитет разрабатывает рекомендации по устранению возможной угрозы беспристрастности.
5.5. В случае невыполнения руководством органа по сертификации рекомендаций Комитета по устранению возможной угрозы беспристрастности, Комитет уведомляет об этом органы власти, аккредитующие органы. Решение об этом принимается на заседании Комитета и оформляется протоколом. Заседание Комитета считается правомочным, если в нем принимают участие более половины членов. Члены Комитета участвуют в его заседании без права замены. В случае отсутствия члена Комитета на заседании, он имеет право изложить свое мнение по рассматриваемому вопросу в письменной форме. Решение принимается большинством голосов членов Комитета.
5.6. При возникновении вопросов, затрагивающих доверие к сертификации, Комитет дает рекомендации и разъяснения, при этом соблюдая требования конфиденциальности.
5.7. Последствия обнаружения заинтересованности
5.7.1. В случае, если заинтересованными лицами являются лица из числа персонала ОС СМ ООО «КЦ «Перспектива», осуществляющего оценку результатов работ по сертификации систем менеджмента, генеральный директор ООО «КЦ «Перспектива» принимает решение об отстранении их от участия в оценке результатов сертификации систем менеджмента
5.7.2. Сертификация систем менеджмента, в совершении которой имеется заинтересованность, и которая совершена с нарушениями порядка, установленного настоящим Положением, может быть признана недействительной, а выданные сертификаты аннулированы.
5.8. Первоначальная оценка компетентности лиц, предлагаемых на участие в работе Комитета по беспристрастности, проводится генеральным директором ООО «КЦ «Перспектива» и менеджером по качеству на основании представленных документов.
5.9. Назначение членов Комитета по согласованию с ними осуществляет генеральный директор ООО «КЦ «Перспектива». Количество членов Комитета, не считая секретаря, должно быть нечетным. В приказе указываются должности членов Комитета по месту их основной работы. При формировании Комитета должен быть обеспечен баланс интересов, персонал ООО «КЦ «Перспектива» не должен преобладать в составе Комитета.
5.10. Организацию созыва Комитета, обеспечение его работы осуществляет менеджер по качеству ООО «КЦ «Перспектива». Работой Комитета руководит его Председатель.
5.11. На каждом заседании Комитета по обеспечению беспристрастности представитель ОС СМ проводит ознакомление членов Комитета с изменениями правил аккредитации/сертификации. Планируемые изменения к настоящему Положению о Комитете выносятся на обсуждение.
5.12. На каждом заседании Комитета оцениваются источники дохода и финансирования ОС СМ; рассматриваются возможные риски недостаточного финансирования работ, на качество которых они могут повлиять; анализируется возможное финансовое давление на ОС СМ; способы его исключения.
5.13. Принятие решений осуществляется большинством голосов. Секретарь Комитета организует сбор мнений членов Комитета и фиксирует окончательное решение в протоколе. Менеджер по качеству ОС СМ не имеет права голоса в Комитете.
5.14. Секретарь Комитета обеспечивает информационное сопровождение ее работы, оформление протоколов заседаний, рекомендаций Комитета.
5.15. По итогам заседания Комитета оформляется протокол, утверждаемый Председателем Комитета. Протокол заседания и рекомендации Комитета направляют руководству ОС СМ.
5.16. В работе Комитета при оценке результатов сертификации систем менеджмента должны принимать участие не менее 4-х человек: председатель Комитета, члены Комитета и секретарь Комитета.
5.17. В работе Комитета при оценке результатов сертификации систем менеджмента не должны принимать участие эксперты, проводившие процедуру сертификации систем менеджмента относительно рассматриваемого вопроса, и/или работа которых может представлять угрозу беспристрастности. При отсутствии экспертов с соответствующей областью аккредитации, к работе Комитета могут быть привлечены кандидаты в эксперты и/или технические эксперты, имеющие необходимую компетентность. При выборе экспертов, кандидатов в эксперты и технических экспертов для оценки результатов сертификации систем менеджмента, принципы беспристрастности и компетентности должны быть соблюдены.
Документы работы Комитета хранятся в деле «Документы Комитета по обеспечению беспристрастности». Хранению подлежат протоколы заседания комитета, документы лиц, участвующих в работе комитета, соглашения о согласии войти в состав Комитета.
6. Обеспечение конфиденциальности
6.1. Члены Комитета берут на себя обязательство о сохранении конфиденциальности информации, относящейся к деятельности ОС СМ, их заказчиков (заявителей) путем подписания соответствующего соглашения, форма которого приведена в Приложении 1 к настоящему документу.
6.2. Члены Комитета обязаны соблюдать конфиденциальность информации, полученной в результате деятельности Комитета без ограничения во времени и независимо от продолжения или прекращения непосредственных отношений с ОС СМ ООО «КЦ «Перспектива».
6.3. Члены Комитета не должны использовать ставшую им известной конфиденциальную информацию в своих интересах, интересах третьей стороны, а также в ущерб интересам ОС СМ ООО «КЦ «Перспектива».