Информация
Главная \ О Компании \ ИНТЕРГАЗСЕРТ СМК+, СМК, ОДР \ Описание процесса проведения аудита

Описание процесса проведения аудита, действия с сертификатом соответствия

Подробные описания процесса проведения аудита и действий с сертификатом соответствия приведены в ОГН0.RU.0121 (с изменением № 1) "ПОРЯДОК СЕРТИФИКАЦИИ СИСТЕМ МЕНЕДЖМЕНТА" 

Процесс сертификации системы менеджмента предусматривает:

  • предварительный этап;
  • двухэтапный первичный аудит сертификации системы менеджмента;
  • принятие решения по результатам оценки системы менеджмента заявленным требованиям;
  • плановые инспекционные контроли в течение срока действия сертификата;
  • ресертификационный аудит, проводимый до даты окончания действия сертификата.

 

Предварительный этап работ

Представление заявителем заявки на сертификацию систем менеджмента

- Заявитель в случае принятия решения о проведении сертификации в Системе ИНТЕРГАЗСЕРТ определяет область сертификации и заполняет электронную форму предварительной заявки в разделе «Подать заявку» на официальном сайте Системы в информационно-коммуникационной сети Интернет по адресу: http://www.intergazcert.ru.

- Заявитель с учетом требований пунктов 4 и 5 ОГН0.RU.0144 предоставляет первоначальный комплект заявочных документов в бумажном и/или электронном виде (с применением ЭЦП) в выбранный орган по сертификации не позднее десяти рабочих дней от даты получения перечня органов по сертификации и документально в электронном виде информирует Центральный орган Системы по направлению «Системы менеджмента» о выбранном органе по сертификации в соответствии с приложением А ОГН0.RU.0121 (с изменением № 1)

- Первоначальный комплект заявочных документов должен включать:

  • заявку на проведение добровольной сертификации систем менеджмента в Системе ИНТЕРГАЗСЕРТ (приложение Б (Б3) документа ОГН0.RU.0129).
  • сведения об организации (приложение Б (Б.1) ОГН0.RU.0121 (с изменением № 1));
  • сведения об организации для проведения объединенной сертификации (при необходимости) (приложение Б (Б.2) ОГН0.RU.0121 (с изменением № 1));
  • сведения об оказанных консультационных услугах и обучении (приложение Б (Б.3) ОГН0.RU.0121 (с изменением № 1));
  • заверенные установленным у заявителя способом копии учредительных документов;
  • заверенную установленным у заявителя способом копию документа, подтверждающего факт внесения записи о юридическом лице в Единый государственный реестр юридических лиц и/или свидетельство о регистрации юридического лица;
  • заверенную установленным у заявителя способом копию свидетельства (удостоверения) о постановке заявителя на налоговый учет;
  • выписку из Единого государственного реестра юридических лиц, сформированную не ранее трех месяцев до даты направления заявки в орган по сертификации;

утвержденную организационную структуру заявителя

- Все заявители (изготовители) на сертификацию проходят проверку правоспособности в соответствии с п. 7.8 документа ОГН0.RU.0101 «Правила функционирования системы добровольной сертификации ИНТЕРГАЗСЕРТ» до принятия решения органом по сертификации о выдаче/отказе в выдаче сертификата соответствия.

Для организации проверки правоспособности заявитель на сертификацию представляет в орган по сертификации:

информацию о цепочке   собственников, включая бенефициаров (в том числе конечных) по форме приложения Б4 ОГН0.RU.0121 (с изменением № 1)

  • согласия на обработку персональных данных в отношении всех лиц, указанных в цепочке собственников, по форме приложения Б5 ОГН0.RU.0121 (с изменением № 1).

В случае отрицательного решения по итогам проверки правоспособности дальнейшее проведение работ по сертификации невозможно.

- Срок рассмотрения и принятия решений по заявке органом по сертификации не должен превышать десяти рабочих дней с момента ее регистрации в органе по сертификации.

В случае положительного решения о проведении аудита по результатам рассмотрения заявки орган по сертификации:

  • направляет заявителю извещение о результатах рассмотрения заявки
  • разрабатывает программу аудита, охватывающую весь цикл сертификации и включающую проведение двухэтапного первичного сертификационного аудита, наблюдательного аудита (инспекционного контроля) в течение первого и второго года цикла сертификации и ресертификационного аудита в течение третьего года до истечения срока действия сертификата. Трехлетний цикл сертификации начинается с момента выдачи сертификата соответствия;
  • направляет проект договора на проведение работ по сертификации системы менеджмента.

- В случае принятия отрицательного решения по результатам рассмотрения заявки орган по сертификации информирует об этом Центральный орган Системы по направлению «Системы менеджмента», оформляет и направляет заявителю извещение о результатах рассмотрения заявки с обоснованием причин невозможности проведения сертификации. В извещении должны быть приведены основания, не позволяющие провести сертификацию, и/или рекомендации по проведению мероприятий, реализация которых сделает возможным проведение сертификации системы менеджмента.

- Орган по сертификации вправе по результатам рассмотрения заявки отказать в проведении сертификации системы менеджмента, если:

  • выявлена недостоверность представленной информации;
  • имеется несоблюдение требований к оформлению и комплектности предоставленных документов;
  • имеются риски нарушения беспристрастности, которые со стороны органа по сертификации являются недопустимыми согласно установленным им правилам с учетом соответствующих требований к сертификации, в том числе определенных документами ОГН0.RU.0114 (пункты 4.3.1, 5.1.5, 5.1.6 и пр.) и ГОСТ Р ИСО/МЭК 17021 (пункты 4.2 и 5.2);
  • от заявителя поступил отказ от продолжения работ, от подписания и/или несогласие с процедурами и правилами сертификации системы менеджмента.

- Договор заключается в срок, установленный в пункте 5.2 документа ОГН0.RU.0144. В связи с тем, что работы органа по сертификации должны быть оплачены в полном объеме независимо от результатов сертификации, для снижения угрозы нарушения беспристрастности его деятельности в договоре предусматривается предварительное поступление на счет органа по сертификации всей суммы оплаты до начала работ. Кроме того, в договоре отражаются основные этапы и сроки проведения работ. В случае организации заявителем конкурсных процедур на выполнение работ по сертификации применяются финансовые условия оплаты сертификации, установленные в требованиях к конкурсной процедуре

- Договор на сертификацию, инспекционный контроль и ресертификацию в обязательном порядке должен содержать требования пункта 5.1.4 документа ОГН0.RU.0114 и информацию о возможности расторжения договора заявителем в одностороннем внесудебном порядке и возврата заявителю денежных средств за не оказанные услуги, перечисленных заявителем в качестве предоплаты, в случае приостановления, аннулирования или окончания срока действия свидетельства о признании компетентности, а также сужения соответствующей области деятельности органа по сертификации

- Заявитель должен быть письменно проинформирован о составе экспертной группы и задачах, стоящих перед ней, в течение пяти рабочих дней от даты ее назначения. При наличии обоснованных мотивов заявитель в течение пяти рабочих дней может предложить внести изменения в состав экспертной группы. Обоснованным мотивом для замены члена экспертной группы может быть, например, предыдущее место его работы в проверяемой организации, отсутствие компетентности в соответствии с пунктом 6.2.4.3 ОГН0.RU.0121 (с изменением № 1) или проявление неэтичного поведения в рамках ранее проведенных аудитов и др. Все претензии к составу экспертной группы должны быть устранены до начала аудита.

 

Двухэтапный первичный аудит сертификации системы менеджмента

Первый этап первичного сертификационного аудита систем менеджмента проводится с целью:

  • проверки и анализа документированной информации системы менеджмента заявителя;
  • определения наличия основных составляющих системы менеджмента (организационной структуры, процедур, процессов и ресурсов);
  • анализа правомерности исключения требований соответствующего стандарта, указанных в заявке на сертификацию системы менеджмента заявителем (при необходимости);
  • оценки местоположения заявителя и специфических условий размещения производственных площадок/филиалов и/или месторасположений (при объединенной сертификации) и производственных площадок/филиалов (при наличии), входящих в месторасположение, а также обсуждения с персоналом заявителя готовности ко второму этапу аудита;
  • анализа состояния заявителя и понимания им требований стандартов, в частности, тех, которые относятся к идентификации ключевых видов деятельности, значимых аспектов и опасностей, процессов, целей, а также к функционированию системы менеджмента;
  • обеспечения правильной расстановки акцентов при планировании второго этапа первичного сертификационного аудита на основе достижения четкого понимания системы менеджмента и функционирования производственных площадок/филиалов и/или месторасположений (при объединенной сертификации) и производственных площадок/филиалов (при наличии), входящих в месторасположение, в контексте возможных значимых аспектов;
  • сбора необходимой информации относительно области применения (сертификации) системы менеджмента, применимых законодательных и других нормативных требований и соответствия им (например, в области качества, охраны окружающей среды, правовых аспектов деятельности заявителя, связанных рисков и т.д.);
  • сбора необходимой информации о деятельности заявителя по обеспечению своевременных поставок и качества продукции (услуг);
  • анализа достаточности ресурсов, выделяемых для проведения второго этапа аудита, и согласования с заявителем деталей второго этапа аудита;
  • планирования второго этапа аудита с учетом понимания системы менеджмента заявителя и его операций в контексте применимого стандарта на системы менеджмента;
  • оценки спланированных и проведенных внутренних аудитов и анализа со стороны руководства, а также достаточности уровня системы менеджмента для признания готовности заявителя к проведению второго этапа аудита.

Для достижения указанных выше целей часть аудита на первом этапе первичного сертификационного аудита должна проводиться на территории заявителя.

 

Орган по сертификации вправе запросить у заявителя дополнительные документы системы менеджмента организации. Перечень предоставляемых заявителем дополнительных сведений и документов уточняется в каждом конкретном случае и определяется органом по сертификации. Документы могут быть предоставлены в бумажном и/или в электронном виде. Разногласия между заявителем и органом по сертификации по поводу объема дополнительно запрашиваемых сведений и документов разрешаются в том числе посредством переговоров с оформлением протокола разногласий.

Заявитель должен предоставить комплект документов, в срок не позднее десяти рабочих дней после получения официального запроса от органа по сертификации

 

План аудита должен соответствовать целям и области аудита. План аудита должен включать или ссылаться на:

  • цели аудита;
  • критерии аудита;
  • область аудита, включая идентификацию организационных и функциональных подразделений или процессов, подлежащих аудиту;
  • дату и место проведения аудита, включая посещение производственных площадок/филиалов и/или месторасположений (при объединенной сертификации) и производственных площадок/филиалов (при наличии), входящих в месторасположение, временных объектов при необходимости, процессы системы менеджмента;
  • продолжительность аудита на территории заявителя, интервал времени посещения экспертной группой подразделений заявителя, при этом должно быть предусмотрено время на предварительное, заключительное и промежуточные совещания, переезды1 членов экспертной группы между производственными площадками/филиалами и/или месторасположениями (при объединенной сертификации) (при наличии) и производственными площадками/филиалами (при наличии), входящими в месторасположение;
  • функции и обязанности членов экспертной группы и сопровождающих
  • лиц;
  • состав экспертной группы;
  • информацию о проведении заявителем инструктажа по технике безопасности до начала аудита на территории заявителя;
  • пункты требований проверяемого стандарта до четвертого знака, если применимо (например, по СТО Газпром 9001).

План аудита в организации должен быть проанализирован, согласован и направлен заявителю не позднее, чем за пять рабочих дней до начала аудита.

 

До начала аудита руководитель экспертной группы взаимодействует с заявителем в целях:

  • определения каналов обмена информацией с заявителем;
  • согласования порядка доступа к соответствующей документированной информации;
  • согласования процедур обеспечения безопасности экспертной группы во время аудита;
  • определения представителей заявителя, сопровождающих членов экспертной группы.

Первый этап первичного сертификационного аудита должен включать официальное предварительное совещание с регистрацией участников, которое проводит руководитель экспертной группы с участием руководства заявителя и сотрудников, отвечающих за проверяемые подразделения или процессы. Состав участников предварительного совещания со стороны заявителя определяет руководство заявителя.

В ходе аудита информация, касающаяся целей, области и критериев аудита (включая информацию, относящуюся к взаимосвязям между функциями, деятельностью и процессами), должна собираться на основе соответствующих выборочных методов и проверяться, чтобы стать свидетельством аудита.

Для предоставления результатов наблюдений аудита руководитель экспертной группы проводит официальное заключительное совещание с участием ее членов, высшего руководства заявителя, ответственных лиц за процессы (виды деятельности), входящие в область аудита, с регистрацией участников. Мнения обеих сторон по нерешенным вопросам должны быть документально оформлены.

Отчет по результатам первого этапа первичного сертификационного аудита после принятия и утверждения органом по сертификации направляется заявителю в срок не позднее пяти рабочих дней от даты проведения заключительного совещания первого этапа первичного сертификационного аудита и не позднее пяти рабочих дней от даты окончания первого этапа при ресертификации.

Если в ходе проведения анализа и оценки первого этапа первичного сертификационного аудита системы менеджмента заявителя выявляются несоответствия в документации, то орган по сертификации и заявитель определяют срок устранения выявленных несоответствий в документации, который не должен превышать сорока рабочих дней от даты предоставления органом по сертификации отчета по результатам первого этапа первичного сертификационного аудита.

Заявитель выполняет мероприятия по устранению несоответствий в документации, выявленных в ходе первого этапа первичного сертификационного аудита, и направляет в орган по сертификации отчет об их устранении по форме, приведенной в приложении Н ОГН0.RU.0121 (с изменением № 1), в срок не позднее сорока рабочих дней от даты получения отчета по результатам первого этапа первичного сертификационного аудита.

Руководитель экспертной группы проводит экспертизу отчета об устранении несоответствий, выявленных на первом этапе первичного сертификационного аудита, и оформляет заключение о возможности перехода ко второму этапу первичного сертификационного аудита (приложение П ОГН0.RU.0121 (с изменением № 1)) в срок не позднее пяти рабочих дней от даты получения отчета об устранении несоответствий. Орган по сертификации направляет заключение в адрес заявителя в срок не позднее десяти рабочих дней от даты получения отчета об устранении несоответствий.

6.2.27. Если руководитель экспертной группы оценивает мероприятия по устранению несоответствий в документации, выявленных в ходе первого этапа первичного сертификационного аудита, как недостаточные для перехода ко второму этапу аудита, орган по сертификации уведомляет заявителя о необходимости повторного проведения мероприятий по устранению несоответствий в документации, признанных не устраненными.

6.2.28. Общий срок устранения несоответствий со дня получения заявителем отчета по результатам первого этапа первичного сертификационного аудита не должен превышать сорока рабочих дней. В случае не устранения (неполного устранения) заявителем несоответствий по истечении указанного

срока работы по оценке системы менеджмента должны быть прекращены с предоставлением заявителю и Центральному органу Системы по направлению «Системы менеджмента» уведомления на фирменном бланке органа по сертификации о прекращении работ.

В случаях, когда в ходе первого этапа первичного сертификационного аудита экспертная группа выявляет дополнительную к представленной в заявке на сертификацию информацию относительно области применения системы менеджмента, численности сотрудников или количества производственных площадок/филиалов и/или месторасположений (при объединенной сертификации) и производственных площадок/филиалов (при наличии), входящих в месторасположение, органу по сертификации может потребоваться перерасчет трудоемкости на проведение сертификации, в результате чего могут быть внесены изменения в договор на проведение сертификации.

Второй этап первичного сертификационного аудита не должен начинаться позднее, чем через три месяца после даты утверждения отчета по результатам первого этапа первичного сертификационного аудита. При отсутствии несоответствий в документации по результатам первого этапа аудита допускается проведение второго этапа аудита сразу после первого этапа.

Проведение второго этапа первичного сертификационного аудита систем менеджмента

Второй этап первичного сертификационного аудита системы менеджмента проводится непосредственно на территории заявителя в целях:

  • установления соответствия системы менеджмента заявителя или отдельных ее частей критериям аудита;
  • оценки способности системы менеджмента обеспечивать выполнение заявителем установленных законодательных, нормативных, контрактных и других обязательных требований;
  • оценки результативности системы менеджмента для обеспечения постоянного достижения поставленных целей заявителем;
  • выявления возможностей улучшения системы менеджмента.

Руководитель экспертной группы составляет и оформляет план второго этапа первичного сертификационного аудита, в установленный документом ОГН0.RU.0144 срок, который согласовывается заявителем, утверждается руководителем органа по сертификации и доводится до сведения руководства заявителя не позднее, чем за пять рабочих дней до даты начала аудита.

Заявитель должен обеспечить наличие сопровождающего у каждого эксперта по сертификации на все время проведения аудита.

Второй этап первичного сертификационного аудита должен включать официальное предварительное совещание, которое проводит руководитель экспертной группы с участием ее членов, руководства и ведущих специалистов заявителя, отвечающих за проверяемые подразделения или процессы

Экспертная группа собирает и проверяет информацию, касающуюся области и объектов аудита. Только проверенная информация может быть свидетельством аудита.

В качестве источников информации используются (в зависимости от объекта сертификации):

  • результаты опроса персонала заявителя (опрашиваемый персонал заявителя оформляет согласия на обработку персональных данных);
  • данные обратной связи от внешних заинтересованных сторон;
  • результаты анализа контекста организации и анализа рисков и возможностей;
  • документированная информация системы менеджмента (политика, цели, планы, процедуры, стандарты, нормативная, конструкторская, технологическая документация, положения, инструкции, лицензии и разрешительные документы, спецификации, чертежи, контракты, заказы и т.д.);
  • документированная информация (протоколы, акты) проверок и испытаний, протоколы совещаний, отчеты (акты) о проверках, документированная информация по мониторингу процессов, воздействий на окружающую среду процессов и результатов измерений, по значимым экологическим аспектам, сведения о травмах, ухудшениях здоровья, болезнях и инцидентах, связанных с работой, данные о воздействиях вредных производственных факторов на работников и о наблюдениях (надзоре) за производственной средой и за состоянием здоровья работников, документированная информация по энергетическому анализу, по мониторингу и измерениям энергетических результатов;
  • свидетельства соблюдения (нарушения) требований национальных законов и иных нормативных правовых актов по охране труда, соответствующих обязательных требований к компетентности работников и ее подтверждения;
  • наиболее значительные опасности (риски), вытекающие из деятельности организации, и мероприятия по их предупреждению и снижению;
  • анализ энергопотребления и индикаторов энергетической эффективности, энергетический баланс заявителя;
  • проверка информационных активов и процессов системы менеджмента информационной безопасности, а также мер и средств контроля и управления, реализуемых для них;
  • изучение и оценка выполнения проводимых мероприятий по обеспечению информационной безопасности, анализ показателей оценки рисков информационной безопасности и динамики их изменения;
  • изучение и оценка выполнения проводимых мероприятий по обеспечению качества продукции;
  • результаты анализа показателей качества продукции и динамики их изменения
  • отчеты по оценке удовлетворенности потребителей, источниками которых могут быть, например, обратная связь от потребителей, другая соответствующая информация, получаемая извне, оценка поставщиков;
  • работа с рекламациями;
  • электронные базы данных и веб-сайты;
  • данные обзоров, анализов результативности функционирования процессов и системы менеджмента в целом.

Информация, полученная из указанных источников, и все наблюдения должны регистрироваться и иметь четкое и конкретное подтверждение объективными данными.

При проверке соответствия функционирования системы менеджмента требованиям применяемого стандарта на систему менеджмента и требованиям, установленным в документах системы менеджмента, заявитель должен предоставить объективные свидетельства постоянного повышения результативности системы менеджмента.

Руководитель экспертной группы информирует заявителя о ходе аудита, в том числе по его запросу. Члены экспертной группы должны периодически обмениваться информацией и оценивать результаты наблюдений. Руководитель экспертной группы при необходимости может перераспределять выполняемые функции экспертов по сертификации систем менеджмента и технических экспертов.

Ежедневно в конце рабочего дня руководитель экспертной группы должен проводить рабочие совещания членов экспертной группы и промежуточные совещания с представителями заявителя.

Полученная и проверенная информация по объектам аудита должна быть сопоставлена с критериями аудита для формирования выводов.

Выводы аудита могут указывать на соответствие или несоответствие системы менеджмента заявителя критериям аудита и на возможности для ее улучшения (предотвращение возможных несоответствий с использованием анализа рисков и возможностей).

Если наблюдения аудита указывают на то, что цели аудита недостижимы, руководитель экспертной группы докладывает о причинах этого в орган по сертификации и руководству заявителя для определения дальнейших действий: изменения плана аудита, изменения области применения (сертификации) системы менеджмента или прекращения аудита.

В ходе аудита системы менеджмента все обнаруженные несоответствия требованиям стандарта на систему менеджмента заявителя должны быть тщательно рассмотрены и классифицированы экспертной группой согласно приложению Р ОГН0.RU.0121 (с изменением № 1) в зависимости от степени несоответствия рассматриваемого объекта аудита.

Выводы, сделанные в ходе аудита, классифицируются с целью выполнения заявителем корректирующих действий (для устранения причин несоответствий), адекватных последствиям выявленных несоответствий, принятия органом по сертификации решения о выдаче или об отказе в выдаче сертификата соответствия, а также подтверждении, приостановлении или отмене действия сертификата, расширении или сужении области применения (сертификации).

Вывод о соответствии системы менеджмента должен быть сделан, если:

  • при проведении аудита системы менеджмента не выявлено ни одного значительного и малозначительного несоответствия или они были устранены в процессе аудита, при этом устанавливается статус соответствия: «Система менеджмента соответствует требованиям критериев аудита»;
  • при проведении аудита системы менеджмента выявлены несоответствия (до предоставления объективных свидетельств соответствия): при наличии только малозначительных несоответствий устанавливается статус соответствия: «Система менеджмента в целом соответствует критериям аудита», а при наличии значительных несоответствий – «Система менеджмента частично соответствует критериям аудита».

Действия с несоответствиями и возможностями для улучшения состоят из следующих этапов:

  • экспертная группа официально предоставляет руководству заявителя зарегистрированные несоответствия и возможности для улучшения, при этом возможно обсуждение и рассмотрение аргументов заявителя по зарегистрированным несоответствиям и возможностям для улучшения;
  • уполномоченный представитель заявителя подписывает бланки регистрации несоответствий и возможностей для улучшения;
  • заявитель проводит анализ причин несоответствий, планирует проведение коррекции и корректирующих действий по выявленным несоответствиям, а также проводит анализ возможностей для улучшения и разрабатывает мероприятия по их реализации
  • заявитель может выполнить коррекцию и корректирующие действия по несоответствиям во время проведения аудита с предоставлением объективных свидетельств соответствия. Экспертная группа проводит оценку выполнения коррекции и корректирующих действий и, при удовлетворительном результате, снимает такие несоответствия. Экспертная группа оформляет бланки регистрации несоответствий с отметкой об устранении несоответствий и выполнении корректирующих действий и заверяет их подписями руководителя экспертной группы и представителя руководства заявителя. Количество снятых несоответствий фиксируется в акте по результатам аудита.

Оценка результативности корректирующих действий проводится при следующем плановом аудите с внесением соответствующей информации в протокол регистрации несоответствий прошлого аудита (приложение С ОГН0.RU.0121 (с изменением № 1)

Акт по результатам аудита оформляется в двух экземплярах. Один экземпляр акта передается заявителю, другой – органу по сертификации. Акт должен быть подписан руководителем экспертной группы, членами экспертной группы и представителем заявителя до проведения заключительного совещания.

По результатам аудита руководитель экспертной группы проводит заключительное совещание.

С учетом особенностей второго этапа первичного сертификационного аудита в рамках заключительного совещания руководитель экспертной группы информирует участников:

  • о цели, области и критериях аудита;
  • о том, что свидетельства аудита носят выборочный характер и тем самым привносится элемент неопределенности;
  • о выполнении плана аудита;
  • о соблюдении экспертной группой требований конфиденциальности;
  • о возможности подачи апелляции на решение и жалобы на порядок проведения и результаты аудита (при необходимости);
  • о сроках предоставления заявителем свидетельств выполнения коррекций и корректирующих действий для несоответствий и мероприятий по реализации возможностей для улучшения, выявленных в ходе второго этапа аудита;
  • о действиях, осуществляемых органом по сертификации после аудита;
  • о выводах по результатам аудита, отраженных в акте.

Любые разногласия по выводам и заключениям аудита между экспертной группой и заявителем должны быть по возможности урегулированы до заключительного совещания. Если согласие не достигнуто, оба мнения фиксируются в протоколе совещания. При этом заявитель в дальнейшем вправе обратиться с апелляцией в орган по сертификации, Комиссию по жалобам и апелляциям Центрального органа Системы по направлению «Системы менеджмента» или Комиссию по апелляциям и рекламациям Системы ИНТЕРГАЗСЕРТ в порядке установленной очередности.

Завершение сертификации, регистрация и выдача сертификата соответствия системы менеджмента

Сертификация системы менеджмента не может считаться завершенной, пока заявителем не будут проведены запланированные коррекции и корректирующие действия и экспертная группа признает их выполнение.

Заявитель должен разработать и представить в орган по сертификации план корректирующих действий (приложение У1 ОГН0.RU.0121 (с изменением № 1)) по выявленным несоответствиям и/или план мероприятий по реализации возможностей для улучшения (приложение У2 ОГН0.RU.0121 (с изменением № 1)) в соответствии с подпунктом 3.1 пункта 6.3.4.6 ОГН0.RU.0121 (с изменением № 1).

Заявитель представляет в орган по сертификации отчет об устранении несоответствий, выявленных в ходе проведения второго этапа первичного сертификационного аудита по форме приложения Ч ОГН0.RU.0121 (с изменением № 1) в срок, не превышающий сорок рабочих дней от даты подписания акта по результатам второго этапа аудита. К отчету должны быть приложены документальные свидетельства проведения коррекций и корректирующих действий.

При контроле выполнения корректирующих действий по значительным несоответствиям, связанным с функционированием процессов, качеством продукции (услуг), взаимодействием с потребителем, значительными экологическими аспектами, опасностями и рисками в области безопасности труда и охраны здоровья, информационной безопасностью, обязательствами по улучшению энергетической эффективности, прочими нарушениями, влияющими на обязательства, заявленные сертифицированной системой, в согласованный с заявителем срок, но не превышающий сорок рабочих дней от даты подписания акта по результатам второго этапа аудита, орган по сертификации должен провести аудит фактического устранения выявленных несоответствий в организации (дополнительный аудит). Дополнительный аудит должен быть проведен и оплачен заявителем по дополнительному договору.

В ходе дополнительного аудита должны быть проверены только те процессы систем менеджмента, виды деятельности, технические средства, по которым имелись значительные несоответствия. В рамках дополнительного аудита экспертная группа проверяет фактическое выполнение корректирующих действий

По результатам дополнительного аудита (при необходимости) и/или анализа отчета об устранении несоответствий с предоставленной доказательной документацией руководитель экспертной группы должен составить заключение о результатах анализа сведений об устранении несоответствий и выполнении корректирующих действий в соответствии с приложением Ш ОГН0.RU.0121 (с изменением № 1). Заключение должно содержать рекомендации о выдаче или отказе в выдаче сертификата соответствия.

Если в орган по сертификации не представлен отчет об устранении несоответствий в согласованные сроки, то процесс сертификации прекращается, результаты аудита и оценки системы менеджмента заявителя признаются отрицательными и орган по сертификации официально уведомляет об этом заявителя.

Возобновление процесса сертификации может быть осуществлено после подачи повторной заявки на сертификацию в соответствии с пунктом 6.2.1 ОГН0.RU.0121 (с изменением № 1)

Порядок принятия решения о соответствии (несоответствии) системы менеджмента установленным требованиям и решения о выдаче (отказе в выдаче) сертификата

Необходимым условием для принятия положительного решения о выдаче сертификата соответствия является:

  • соответствие системы менеджмента заявителя установленным требованиям, на соответствие которым осуществлялся аудит;
  • способность системы менеджмента заявителя достигать намеченных результатов;
  • отсутствие значительных несоответствий системы менеджмента установленным требованиям, либо информация, что все выявленные значительные несоответствия устранены, а корректирующие действия реализованы, при этом орган по сертификации проанализировал, проверил и признал выполнение коррекций и корректирующих действий в отношении значительных несоответствий;
  • отсутствие малозначительных несоответствий системы менеджмента установленным требованиям, либо информация, что все выявленные малозначительные несоответствия устранены, а корректирующие действия реализованы, при этом орган по сертификации проанализировал, проверил и признал выполнение коррекций и корректирующих действий в отношении малозначительных несоответствий;
  • положительное заключение экспертной группы по результатам устранения значительных и малозначительных несоответствий и выполнения корректирующих действий;
  • проведение сертификационного аудита в соответствии с правилами и процедурами, установленными в Системе ИНТЕРГАЗСЕРТ.

В случае невыполнения одного из вышеперечисленных условий орган по сертификации принимает решение об отказе в выдаче сертификата соответствия.

Решение о выдаче / отказе в выдаче сертификата соответствия оформляется по форме приложения Э ОГН0.RU.0121 (с изменением № 1).

В случае положительного решения о выдаче сертификата орган по сертификации оформляет договор на инспекционный контроль, обязательным приложением к которому является Соглашение о применении сертификата соответствия.

Соглашение о применении сертификата соответствия должно содержать, в том числе, следующие юридически обоснованные требования по:

  • информированию заявителем органа по сертификации, выдавшего сертификат, о вопросах, которые могут оказать влияние на способность системы менеджмента соответствовать требованиям, установленным в документах, на соответствие которым он выдан;
  • информированию заявителем органа по сертификации, выдавшего сертификат, о существенных изменениях, связанных с ведением основных видов деятельности или формой собственности, структурой организации и менеджментом, численностью персонала, юридическим и фактическим адресом, в том числе производственных площадок/филиалов и/или месторасположений (при объединенной сертификации) и производственных площадок/филиалов (при наличии), входящих в месторасположение, областью применения (сертификации), если эти изменения влияют на сохранение целостности системы менеджмента;
  • прекращению осуществления заявителем рекламных действий, ссылающихся на наличие сертификата, при его приостановлении или отмене;
  • распространению органом по сертификации информации о статусе сертификата для общего доступа;
  • прекращению использования заявителем в рекламных целях ссылки на свой сертифицированный статус после получения решения о приостановлении или отмене действия сертификата соответствия;
  • процедуре возврата оригинала сертификата в орган по сертификации, его выдавший, при отмене сертификата или передаче сертификации (раздел 10 ОГН0.RU.0121 (с изменением № 1)).

Порядок заключения договора на проведение инспекционного контроля аналогичен порядку заключения договора, приведенному в пункте 6.2.3 ОГН0.RU.0121 (с изменением № 1).

Срок действия договора об инспекционном контроле должен соответствовать сроку действия сертификата соответствия.

Оформление сертификата соответствия системы менеджмента

После принятия решения о выдаче сертификата соответствия системы менеджмента и подписания договора заявителем об инспекционном контроле (пункт 6.3.6.4 ОГН0.RU.0121 (с изменением № 1)) орган по сертификации оформляет проект сертификата соответствия системы менеджмента и регистрирует его в Центральном органе Системы по направлению «Системы менеджмента» в соответствии с документом ОГН0.RU.0127

Сертификат соответствия направляется заявителю любым выбранным им способом.

Сертификат соответствия является собственностью органа по сертификации, его выдавшего. Заявитель приобретает право на использование сертификата, которое действует с момента выдачи сертификата до тех пор, пока орган по сертификации подтверждает соответствие системы менеджмента держателя сертификата соответствия установленным требованиям.

На основании выданного сертификата соответствия, учитывая схему сертификации, держатель сертификата применяет знак соответствия Системы ИНТЕРГАЗСЕРТ в порядке, установленном документом ОГН0.RU.0102.

В случае отрицательного решения и/или отказа Центрального органа Системы по направлению «Системы менеджмента» в выдаче учетного номера бланка сертификата орган по сертификации оформляет за подписью руководителя органа по сертификации решение об отказе в выдаче сертификата соответствия с обоснованием такого отказа и направляет его заявителю. Копия решения об отказе в выдаче сертификата направляется в Центральный орган Системы по направлению «Системы менеджмента».

В случае несогласия с решением об отказе в выдаче сертификата заявитель имеет право обратиться с апелляцией в орган по сертификации, Комиссию по жалобам и апелляциям Центрального органа Системы по направлению

«Системы менеджмента» или Комиссию по апелляциям и рекламациям Системы ИНТЕРГАЗСЕРТ в порядке установленной очередности

Инспекционный контроль за сертифицированной системой менеджмента.

Инспекционный контроль за сертифицированной системой менеджмента осуществляется органом по сертификации, проводившим ее добровольную сертификацию, кроме случаев в соответствии с разделом 10 ОГН0.RU.0121 (с изменением № 1)

Мероприятия по инспекционному контролю должны включать проведение аудитов на месте с целью оценки соответствия системы менеджмента держателя сертификата требованиям стандарта, на соответствие которому выдан сертификат

6.4.4. Первый плановый инспекционный контроль должен проводиться не позднее, чем через двенадцать месяцев, а второй плановый инспекционный контроль не позднее, чем через двадцать четыре месяца от даты начала действия сертификата соответствия. Плановый инспекционный контроль должен проводиться, по крайней мере, один раз в год. В случае невозможности проведения инспекционного контроля в установленные сроки орган по сертификации должен приостановить действие сертификата соответствия. Период приостановления действия сертификата не должен превышать шести месяцев.

В случае, если срок, в течение которого отсутствует возможность проведения инспекционного контроля по причинам, связанным с держателем сертификата соответствия, превышает шесть месяцев, действие сертификата соответствия аннулируется.

Трудоемкость (продолжительность) инспекционного контроля рассчитывается в соответствии с требованиями, установленными в документе ОГН0.RU.0125, и с учетом пункта 6.2.3.1 ОГН0.RU.0121 (с изменением № 1)

Орган по сертификации должен не позднее, чем за шестьдесят рабочих дней до планируемой даты проведения инспекционного контроля, официально уведомить держателя сертификата соответствия о сроках его проведения.

Инспекционный контроль должен планироваться таким образом, чтобы позволить органу по сертификации сохранять уверенность в том, что сертифицированная система менеджмента продолжает выполнять требования в периоды между проведением ресертификационных аудитов.

При плановом инспекционном контроле общий объем проверки должен включать в себя не менее пятидесяти процентов всех установленных требований, которые применяются к системе менеджмента держателя сертификата соответствия, включая следующую совокупность обязательных требований, проверяемых при каждом инспекционном контроле (в зависимости от объекта сертификации):

  • среда организации;
  • лидерство и приверженность руководства;
  • политика;
  • функции, ответственность и полномочия;
  • цели;
  • производство продукции, предоставление услуг и управление операциями, входящими в область применения системы менеджмента; при этом особое внимание следует уделять продукции, сертифицированной в Системе ИНТЕРГАЗСЕРТ;
  • готовность к нештатным ситуациям, авариям и ответные действия;
  • управление несоответствующими результатами процессов;
  • удовлетворенность потребителей;
  • внутренние аудиты и анализ со стороны руководства;
  • результативность корректирующих действий, выполненных в отношении несоответствий, выявленных в ходе предыдущего аудита (при необходимости);
  • анализ выполненных мероприятий по реализации возможностей для улучшения, выявленных в ходе предыдущего аудита (при необходимости);
  • совершенствование планируемой деятельности, нацеленное на непрерывное улучшение;
  • использование сертификата соответствия и знака соответствия Системы ИНТЕРГАЗСЕРТ;
  • анализ изменений.

Внеплановый инспекционный контроль проводят:

  • при поступлении в орган по сертификации информации о любых серьезных нарушениях в рамках сертифицированной системы менеджмента, в том числе информации от потребителей и заинтересованных сторон, а также на основании информации об имеющихся рекламациях (жалобах) от потребителей к качеству выпускаемой продукции и/или предоставляемых услуг, о воздействии на окружающую среду и поступлении обоснованных претензий к негативному влиянию держателя сертификата соответствия на окружающую среду, о невыполнении обязательств по управлению рисками и улучшению показателей в области безопасности труда и охраны здоровья, информационной безопасности, обязательств по улучшению энергетической эффективности, а также прочих нарушений, влияющих на обязательства, заявленные сертифицированной системой;
  • при существенных изменениях организационной структуры держателя сертификата соответствия, технологии и условий производства, численности персонала и т.п., влияющих на целостность системы менеджмента держателя сертификата соответствия;
  • при изменении фактического адреса производства продукции и/или оказания услуг;
  • по решениям Комиссии по жалобам и апелляциям Центрального органа Системы по направлению «Системы менеджмента» или Комиссии по апелляциям и рекламациям Системы ИНТЕРГАЗСЕРТ, относящимся к рассмотрению жалоб и апелляций, связанных с системой менеджмента держателя сертификата соответствия;
  • при необходимости возобновления действия приостановленного сертификата соответствия;
  • по инициативе заявителя, в том числе при расширении области сертификации.

Объекты аудита при внеплановом инспекционном контроле определяются в зависимости от причины, вызвавшей необходимость его проведения.

 

Необходимым условием для принятия положительного решения о подтверждении сертификата соответствия по результатам инспекционного контроля является заключение экспертной группы:

  • об отсутствии значительных несоответствий системы менеджмента установленным требованиям, либо информация, что все выявленные значительные несоответствия устранены, а корректирующие действия реализованы, при этом орган по сертификации проанализировал, проверил и признал выполнение коррекций и корректирующих действий в отношении значительных несоответствий;
  • об отсутствии малозначительных несоответствий системы менеджмента установленным требованиям, либо информация, что все выявленные малозначительные несоответствия устранены, а корректирующие действия реализованы, при этом орган по сертификации проанализировал, проверил и признал выполнение коррекций и корректирующих действий в отношении малозначительных несоответствий;
  • о проведении оценки результативности корректирующих действий по ранее выявленным (в ходе сертификации, ресертификации или инспекционного контроля) значительным и малозначительным несоответствиям с положительным результатом (отсутствуют повторные значительные и/или малозначительные несоответствия, выявленные на предыдущем аудите);
  • о выполнении мероприятий по реализации возможностей для улучшения, оформленных на предыдущем аудите (сертификация, ресертификация или инспекционный контроль);
  • о соответствии системы менеджмента установленным требованиям (на соответствие которым осуществлялась сертификация);
  • об отсутствии нарушений использования сертификата и знака соответствия и/или любых других ссылок на сертификацию

 

Сертификация на новый срок (ресертификация) систем менеджмента

Сертификация на новый срок (ресертификация) планируется и проводится с целью оценки постоянного выполнения всех требований соответствующих стандартов на системы менеджмента. Целями ресертификации являются:

  • подтверждение постоянства соответствия и результативности системы менеджмента заявителя относительно ее целостности с учетом внутренних и внешних изменений, а также ее постоянной пригодности в рамках области применения (сертификации);
  • демонстрация обязательств заявителя по улучшению системы менеджмента в течение периода действия сертификата;
  • положительное влияние функционирования сертифицированной системы менеджмента на достижение политики и целей заявителя.

Процедура ресертификации системы менеджмента аналогична процедуре сертификации и инспекционного контроля.

Аудит и все действия по ресертификации, в том числе принятие решения о выдаче нового сертификата соответствия, должны быть проведены до окончания срока действия предыдущего сертификата. В случае, если срок действия предыдущего сертификата соответствия закончился, ресертификация должна проводиться в порядке, аналогичном при первичной сертификации.

Первый этап аудита (пункт 6.2.5 ОГН0.RU.0121 (с изменением № 1)) должен быть проведен на территории заявителя при значительных изменениях в организационной структуре или условиях функционирования системы менеджмента держателя сертификата соответствия (например, изменения в законодательстве), при изменении фактического местоположения держателя сертификата соответствия и/или его производственных площадок/филиалов и/или месторасположений (при объединенной сертификации) и производственных площадок/филиалов (при наличии), входящих в месторасположение.

В случае исключения процедуры проведения первого этапа ресертификационного аудита на территории заявителя (отсутствуют предпосылки для его проведения, указанные в пункте 7.5 ОГН0.RU.0121 (с изменением № 1)) первый этап ресертификации проводится в виде анализа документации системы менеджмента и оформления отчета в соответствии с приложением М ОГН0.RU.0121 (с изменением № 1), исключая пункт 10.2 указанного приложения. При этом срок устранения несоответствий (при наличии) от даты предоставления органом по сертификации отчета по результатам первого этапа ресертификационного аудита не должен превышать двадцать рабочих дней.

Если в рамках второго этапа ресертификационного аудита выявлены значительные и малозначительные несоответствия, срок выполнения коррекций и корректирующих действий не должен превышать сорок рабочих дней от даты подписания акта по результатам второго этапа ресертификационного аудита (пункт 6.3.6.2 ОГН0.RU.0121 (с изменением № 1)) и должен истечь не менее чем за десять рабочих дней до окончания срока действия сертификата.

Решение о выдаче / отказе в выдаче сертификата соответствия орган по сертификации должен принимать на основании результатов ресертификационного аудита.

 

Расширение, сужение области применения (сертификации), приостановление, возобновление и отмена действия сертификата соответствия

Расширение области сертификации.

Область сертификации может быть расширена при изменении (увеличении):

  • процессов жизненного цикла продукции и услуг, применительно к которым была сертифицирована система менеджмента;
  • номенклатуры выпускаемой продукции и оказываемых услуг;
  • производственных площадок/филиалов и/или месторасположений (при объединенной сертификации) и производственных площадок/филиалов (при наличии) держателя сертификата соответствия, входящих в месторасположение.

Держатель сертификата соответствия, желающий расширить область сертификации, направляет запрос в орган по сертификации на расширение области сертификации в свободной форме, содержащий:

  • информацию о расширяемой области сертификации;
  • новую или измененную информацию относительно ранее поданной заявки на проведение сертификации систем менеджмента.

В случае отсутствия в области деятельности органа по сертификации, выдавшего сертификат, соответствующих кодов ОК 029-2014 для проведения работ по расширению области сертификации держатель сертификата должен проинформировать об этом Центральный орган Системы по направлению «Системы менеджмента», в том числе для организации процедуры передачи сертификации в соответствии с разделом 10 ОГН0.RU.0121 (с изменением № 1).

Орган по сертификации проводит анализ запроса и определяет действия по аудиту, необходимые для принятия соответствующего решения.

Трудоемкость и объекты аудита устанавливает орган по сертификации в каждом конкретном случае, в том числе с учетом минимизации затрат держателя сертификата. Процедура расширения области сертификации может быть совмещена с очередным инспекционным контролем системы менеджмента. При этом трудоемкость и стоимость работ очередного инспекционного контроля должна быть увеличена с учетом работ по расширению области сертификации.

Орган по сертификации после оплаты держателем сертификата соответствия стоимости работ, предусмотренных договором на расширение области сертификации, проводит аудит и оценку расширяемой области сертификации системы менеджмента в соответствии с процедурой, приведенной в пунктах 6.2.3.2, 6.2.4, 6.3.2 – 6.3.5, 6.3.6.3 и 6.3.6.4 ОГН0.RU.0121 (с изменением № 1).

На основании акта по результатам проведенного аудита орган по сертификации оформляет решение о расширении области сертификации в соответствии с приложением Ю2 ОГН0.RU.0121 (с изменением № 1). Решение о расширении области сертификации и копию сертификата орган по сертификации направляет в Центральный орган Системы по направлению «Системы менеджмента».

При положительных результатах процедуры расширения области сертификации держателю сертификата соответствия выдается новый сертификат, включающий в себя расширенную область сертификации, при этом действие предыдущего сертификата прекращается и держатель сертификата передает его оригинал в орган по сертификации.

Дата окончания действия сертификата соответствия с расширенной областью сертификации остается той же, что была указана в сертификате соответствия, действие которого прекращено.

Сужение области сертификации.

 

Орган по сертификации должен сузить область сертификации держателя сертификата соответствия, если при инспекционном контроле или ресертификации будут выявлены:

  • сокращение области распространения системы менеджмента;
  • изменения в системе менеджмента, которые могут повлиять на выполнение требований, предъявляемых при сертификации.

Рекомендации о сужении области сертификации экспертная группа органа по сертификации включает в акт по результатам аудита.

Сужение области сертификации может быть проведено по:

  • инициативе держателя сертификата соответствия, который направляет в орган по сертификации запрос на сужение области сертификации в произвольной форме с указанием исключаемого вида продукции, работ (услуг) и/или процессов жизненного цикла;
  • результатам планового или внепланового инспекционного контроля, подтверждающим факт невыполнения требований в отношении отдельной области системы менеджмента и позволяющим исключить ее из области сертификации.

Орган по сертификации принимает решение о сужении области сертификации и оформляет его в соответствии с приложением Ю3 ОГН0.RU.0121 (с изменением № 1). Решение о сужении области сертификации и копию сертификата орган по сертификации направляет в Центральный орган Системы по направлению «Системы менеджмента».

Держателю сертификата соответствия выдается новый сертификат на суженную область сертификации, при этом действие предыдущего сертификата прекращается и держатель сертификата передает его оригинал в орган по сертификации.

Дата окончания действия сертификата соответствия с суженной областью сертификации остается той же, что была указана в сертификате соответствия, действие которого прекращено.

Приостановление и отмена действия сертификата соответствия.

Орган по сертификации приостанавливает действие сертификата соответствия в случаях, если:

  • при плановом или внеплановом инспекционном контроле определено, что держатель сертификата соответствия не выполняет требования, предъявляемые при сертификации, включая требования к результативности сертифицированной системы менеджмента;
  • держатель сертификата соответствия отказывается от проведения инспекционного контроля или отсутствует возможность проведения инспекционного контроля с установленной периодичностью;
  • корректирующие действия по значительным несоответствиям предыдущего аудита не результативны;
  • при плановом или внеплановом инспекционном контроле выявлены значительные несоответствия системы менеджмента установленным требованиям, влияющие на удовлетворенность потребителей качеством продукции, работ (услуг), воздействие на окружающую среду, связанные со значительными экологическими аспектами, опасностями и рисками в области безопасности труда и охраны здоровья, информационной безопасности, с обязательствами по улучшению энергетической эффективности, на основании которых экспертная группа считает целесообразным приостановить действие сертификата соответствия;
  • в период действия сертификата соответствия выявлены нарушения правил использования сертификата соответствия и применения знака соответствия;
  • в период действия сертификата соответствия выявлен факт не информирования органа по сертификации держателем сертификата соответствия о существенных изменениях, связанных с введением новых основных видов деятельности, формой собственности, структурой организации, численностью персонала, юридическим и фактическим адресом, наличием новых производственных площадок/филиалов и/или месторасположений (при объединенной сертификации) и производственных площадок/филиалов (при наличии), входящих в месторасположение, и областью сертификации, если эти изменения влияют на сохранение целостности системы менеджмента;
  • держатель сертификата соответствия добровольно сделал запрос о приостановлении действия сертификата соответствия.

Период приостановления действия сертификата соответствия не должен превышать шесть месяцев. Решение о приостановлении действия сертификата оформляется в соответствии с приложением Ю1 ОГН0.RU.0121 (с изменением № 1) и направляется держателю сертификата соответствия и в Центральный орган Системы по направлению «Системы менеджмента». В решении о приостановлении действия сертификата соответствия приводятся причина и сроки приостановления действия сертификата соответствия.

Орган по сертификации должен сделать информацию о приостановлении сертификата общественно доступной.

Если держатель сертификата соответствия не сумеет устранить причины, вызвавшие приостановление действия сертификата, в срок, указанный в пункте 8.4.2 ОГН0.RU.0121 (с изменением № 1), орган по сертификации должен принять решение об отмене действия сертификата или сужении области сертификации.

Возобновление действия сертификата соответствия осуществляется органом по сертификации только после проведения внепланового / планового инспекционного контроля и проверки выполнения корректирующих действий, направленных на устранение причин, повлекших приостановление действия сертификата соответствия. Решение о возобновлении действия сертификата оформляется в соответствии с приложением Ю1 ОГН0.RU.0121 (с изменением № 1) и направляется держателю сертификата соответствия и в Центральный орган Системы по направлению «Системы менеджмента».

Отмена действия сертификата соответствия осуществляется органом по сертификации в случаях, когда:

  • в установленные сроки не проведены коррекции и корректирующие действия, повлекшие приостановление действия сертификата соответствия;
  • выявлено хотя бы одно значительное несоответствие, которое не может быть устранено в течение шести месяцев;
  • держатель сертификата соответствия отказывается соблюдать условия договора на инспекционный контроль или других согласованных с держателем сертификата соответствия документов, например, соглашения о применении сертификата и знака соответствия;
  • держатель сертификата соответствия прекратил деятельность как юридическое лицо путем ликвидации или путем присоединения к другому юридическому лицу;
  • держатель сертификата соответствия добровольно сделал запрос об отмене действия сертификата соответствия.

В случае изменения наименования и/или юридического адреса держателя сертификата соответствия оформляется новый сертификат с сохранением срока действия отмененного сертификата. Решение об оформлении нового сертификата может быть принято как по результатам планового / внепланового инспекционного контроля, так и на основании документов, предоставленных держателем сертификата соответствия.

Решение об отмене действия сертификата соответствия оформляется в соответствии с приложением Ю4 ОГН0.RU.0121 (с изменением № 1) и направляется держателю сертификата соответствия и в Центральный орган Системы по направлению «Системы менеджмента». Держатель сертификата возвращает в орган по сертификации сертификат соответствия, действие которого прекращено.

Орган по сертификации по запросу любой стороны предоставляет сведения относительно сертификата соответствия: действует / не действует, действие приостановлено, возобновлено, подтверждено, отменено, область сертификации расширена / сужена.

 

Порядок проведения объединенной сертификации систем менеджмента качества

Объединенная сертификация применяется к группе компаний (холдингу), имеющей несколько месторасположений. Процедура сертификации в таких случаях должна осуществляться в соответствии с пунктами 6.2 – 6.3 ОГН0.RU.0121 (с изменением № 1) (т.е. предварительный этап работ и второй этап первичного сертификационного аудита) с учетом особенностей, изложенных в настоящем разделе.

Требования к объединению.

Обеспечение доступа представителя высшего руководства по системе менеджмента центрального месторасположения ко всем прочим месторасположениям (например, на договорной основе).

Выполнение совокупности следующих условий:

Центральное месторасположение принимает на себя следующие функции:

  • определение политики в области качества;
  • делегирование полномочий представителю высшего руководства для централизованного управления системой менеджмента во всех месторасположениях;
  • обеспечение контроля за системой менеджмента во всех месторасположениях представителем высшего руководства центрального месторасположения;
  • проведение внутренних аудитов во всех месторасположениях по процессам системы менеджмента с предоставлением доказательств поддержания ее в рабочем состоянии;
  • проведение централизованного анализа со стороны руководства, включающего все месторасположения;
  • осуществление коррекций и корректирующих действий в каждом месторасположении.

Определенные подразделения (при необходимости), например, сбыт, закупка, исследование и разработка, кадровая служба, финансовая служба и т.п., централизованно обслуживают все месторасположения.

Система менеджмента объединения описана в руководстве по качеству (при наличии или сертификации на соответствие СТО Газпром 9001) или иной совокупности документов, которые являются едиными для всех месторасположений.

П р и м е ч а н и е – аудит производственных площадок / филиалов, строительных площадок и временных площадок, создаваемых заявителем для осуществления определенной деятельности в пределах ограниченного периода времени, требуется исключительно для подтверждения деятельности месторасположений.

Выборка количества месторасположений и производственных площадок / филиалов (при наличии), входящих в месторасположение, для проведения второго этапа первичного сертификационного аудита, инспекционного контроля, второго этапа ресертификации должна быть рассчитана в соответствии с ГОСТ Р 56056 и приложением Я ОГН0.RU.0121 (с изменением № 1), при этом проведение аудита в центральном месторасположении является обязательным.

Минимальная трудоемкость аудита объединения рассчитывается в соответствии с требованиями документа ОГН0.RU.0125 с учетом пункта 6.2.3.1 ОГН0.RU.0121 (с изменением № 1) и определяется суммарной трудоемкостью центрального месторасположения и каждого отдельного месторасположения в случае его выбора в соответствии с пунктом 9.3 ОГН0.RU.0121 (с изменением № 1).

Программа аудита при объединенной сертификации должна соответствовать требованиям, установленным в пункте 6.2.3.1 ОГН0.RU.0121 (с изменением № 1), и дополнительно включать информацию о трудоемкости и сроках проведения аудита отдельных месторасположений в течение всего сертификационного цикла с учетом пунктов 9.3 и 9.7 ОГН0.RU.0121 (с изменением № 1) (например, аудит центрального месторасположения на сертификационном аудите, первом и втором инспекционном контроле, месторасположения x, y и n на сертификационном аудите, месторасположения d и z на первом инспекционном контроле, месторасположения b и c на втором инспекционном контроле).

Подготовка и проведение процедуры оценки.

В договор на объединенную сертификацию должны быть включены требования пункта 9.2 ОГН0.RU.0121 (с изменением № 1), которые являются обязательными для исполнения объединением. Экспертная группа дополнительно проверяет факт выполнения этих требований.

К особенностям подготовки первичной оценки относятся:

  • определение всех месторасположений и производственных площадок/филиалов (при наличии), входящих в месторасположение, включаемых в область применения (сертификации);
  • определение трудоемкости аудита объединенной сертификации;
  • определение объема выборки аудита по объединенной сертификации;
  • определение необходимости проведения аудита месторасположений и производственных площадок/филиалов (при наличии), входящих в месторасположение, на первом этапе.

К дополнительным требованиям осуществления первичной оценки (первый и второй этап аудита) относятся:

  • проведение анализа документации с учетом наличия в ней информации обо всех месторасположениях, входящих в объединение;
  • проведение анализа отчетов о внутренних аудитах во всех месторасположениях;
  • проведение проверки централизованного анализа со стороны руководства с учетом информации из всех месторасположений;
  • проведение аудита в месторасположениях, определенных в ходе их выбора;
  • проведение анализа информации о распространении выявленных несоответствий более чем на одно месторасположение.

Если в соответствии с подпунктом 4 пункта 6.3.4.6 ОГН0.RU.0121 (с изменением № 1) в любом одном из месторасположений не будет устранено хотя бы одно несоответствие, то положительное решение о выдаче сертификата соответствия для всего объединения не может быть принято до осуществления соответствующих коррекций и корректирующих действий. Если в соответствии с пунктом 6.3.6.2 ОГН0.RU.0121 (с изменением № 1) в любом одном из месторасположений не будут осуществлены соответствующие коррекции и корректирующие действия, то положительное решение о выдаче сертификата соответствия для всего объединения не может быть принято. Не допускается исключение месторасположения с целью получения сертификата соответствия для всего объединения.

В акт по результатам аудита (Приложение Ф ОГН0.RU.0121 (с изменением № 1)) должна быть включена следующая дополнительная информация:

  • наименование и фактический адрес всех месторасположений и производственных площадок/филиалов (при наличии), входящих в месторасположение, в которых проводился аудит;
  • достаточность анализа со стороны руководства с учетом всех месторасположений и производственных площадок/филиалов (при наличии), входящих в месторасположение;
  • достаточность внутренних аудитов во всех месторасположениях и производственных площадках/филиалах (при наличии), входящих в месторасположение.

Выдача сертификата.

Сертификат на объединение может быть оформлен, если каждое месторасположение отвечает требованиям проверяемого стандарта системы менеджмента. Заявитель получает основной сертификат, который распространяет действие на все объединение.

В основном сертификате должна быть указана общая область сертификации, отражающая области сертификации всех месторасположений.

Месторасположения, относящиеся к сертифицируемому объединению, должны быть перечислены в приложении к сертификату со своей областью сертификации. В сертификате должна быть указана ссылка на приложение.

Для месторасположения может быть оформлен дополнительный сертификат (подсертификат), который содержит область сертификации, относящуюся к конкретному месторасположению.

Все оформленные подсертификаты должны быть указаны в приложении к основному сертификату. В сертификате должна быть указана ссылка на приложение.

Подсертификаты должны иметь свою нумерацию, при этом номер должен быть отделен косой чертой после регистрационного номера основного сертификата.

Особенности инспекционного контроля.

Инспекционный контроль в центральном месторасположении должен проводиться при каждом аудите.

При проведении инспекционного контроля должны проверяться те месторасположения и производственные площадки/филиалы (при наличии), входящие в месторасположение, которые не проверялись в ходе предыдущего аудита, чтобы в течение срока действия сертификата было проверено максимально возможное число различных месторасположений и производственных площадок/филиалов (при наличии), входящих в месторасположение. Выборка и расчет трудоемкости аудита месторасположений и производственных площадок/филиалов (при наличии), входящих в месторасположение, осуществляется в соответствии с пунктами 9.3 и 9.4 ОГН0.RU.0121 (с изменением № 1).

Включение дополнительных месторасположений.

Дополнительные месторасположения могут быть включены в объединение при расширении области применения (сертификации). Трудоемкость по аудиту

вновь включенных месторасположений не зависит от вида аудита уже сертифицированного объединения.

Приостановление и/или отмена действия сертификата.

Сертификат должен быть приостановлен и/или отменен для всего объединения, если одно из месторасположений не соответствует требованиям пунктов 8.4.1 и/или 8.4.6 ОГН0.RU.0121 (с изменением № 1). Данное требование распространяется как на центральное месторасположение, так и на каждое из месторасположений. Решение о приостановлении действия сертификата должно быть оформлено в соответствии с приложением Ю1 и пунктом 8.4.2 ОГН0.RU.0121 (с изменением № 1), а решение об отмене действия сертификата в соответствии с приложением Ю4 и пунктом 8.4.7 ОГН0.RU.0121 (с изменением № 1).

 

Передача сертификации

Общие положения процедуры передачи сертификации:

  • Центральный орган Системы по направлению «Системы менеджмента» проводит анализ соответствия области сертификации держателя сертификата и области деятельности нового органа по сертификации, выбранного для проведения процедуры передачи сертификации, признанного компетентным в Системе ИНТЕРГАЗСЕРТ;
  • анализ информации о держателе сертификата должен быть проведен органом по сертификации до начала процедуры передачи сертификации;
  • сертификат соответствия должен быть действительным на момент перехода (проведения аудита). Держатель с приостановленным сертификатом не может использовать процедуру передачи сертификации;
  • решение органа по сертификации о передаче сертификации должно быть документировано и направлено держателю сертификата, а его копия в Центральный орган Системы по направлению «Системы менеджмента» не позднее трех рабочих дней от даты подписания;
  • процедура сертификации системы менеджмента при передаче сертификации должна осуществляться в соответствии с требованиями пунктов 6.2, 6.3 и 6.4 ОГН0.RU.0121 (с изменением № 1).

Переход держателя сертификата соответствия от одного органа по сертификации к другому в период сертификационного цикла при сужении области деятельности (отсутствие соответствующих кодов ОК 029-2014, имеющихся у держателя сертификата), приостановлении или отмене свидетельства о признании компетентности предыдущего органа по сертификации, выдавшего сертификат. При этом должны быть соблюдены следующие требования, с учетом пункта 10.1 ОГН0.RU.0121 (с изменением № 1).

Условия договора (финансовые, трудоемкость работ, длительность работ и т.п.) нового органа по сертификации на проведение соответствующего этапа сертификационного цикла должны быть идентичны условиям договора с предыдущим органом по сертификации.

В случае, если заявитель оплатил часть или все работы по договору с предыдущем органом по сертификации, при этом работа не была выполнена или выполнена частично, новый орган по сертификации должен принять юридическое решение по данной ситуации с предыдущим органом по сертификации и заявителем (например, заключение трехстороннего соглашения). Новый орган по сертификации не должен взимать дополнительную плату с заявителя за оплаченные ранее работы.

Орган по сертификации, у которого сужена область деятельности или отменено свидетельство о признании компетентности, должен передать копии сертификационных дел держателей сертификатов в выбранные ими органы по сертификации в срок, не превышающий 20 рабочих дней от момента направления официального извещения держателя сертификата о заключении им договора с новым органом по сертификации.

Сертификат соответствия должен выдаваться или подтверждать свое действие новым органом по сертификации только после проведения соответствующих работ в рамках сертификационного цикла:

1) у заявителя/держателя сертификата проведен первый этап первичного сертификационного аудита или ресертификации:

  • орган по сертификации проводит анализ документированной информации на достаточность сведений, предоставленных предыдущим органом по сертификации;
  • орган по сертификации проводит второй этап первичного сертификационного аудита и все дальнейшие действия в соответствии с требованиями пункта 6.3 ОГН0.RU.0121 (с изменением № 1);

2) у заявителя/держателя сертификата проведен второй этап первичного сертификационного аудита или ресертификации, но не проверено выполнение коррекции и корректирующих действий:

  • орган по сертификации проводит анализ документированной информации на достаточность сведений, предоставленных предыдущим органом по сертификации;
  • орган по сертификации осуществляет работы в соответствии с требованиями пункта 6.3.6 ОГН0.RU.0121 (с изменением № 1);

3) держателю сертификата выдан сертификат соответствия, проведен первый или второй инспекционный контроль:

  • орган по сертификации проводит анализ документированной информации на достаточность сведений, предоставленных предыдущим органом по сертификации;
  • орган по сертификации осуществляет работы в соответствии с требованиями пункта 6.4 ОГН0.RU.0121 (с изменением № 1) (т.е Инспекционный контроль за сертифицированной системой менеджмента).

П р и м е ч а н и е – при отсутствии достаточной документированной информации для принятия решения по предыдущим этапам сертификации орган по сертификации имеет право за свой счет провести часть или все предыдущие этапы сертификации.

Орган по сертификации не должен выдавать сертификат соответствия без анализа всей документированной информации о проведенных работах по сертификации заявителя/держателя сертификата. Орган по сертификации должен документально оформить результаты анализа и включить их в сертификационное дело заявителя/держателя сертификата.

В случае положительного результата процедуры передачи сертификации орган по сертификации должен выдать держателю сертификата на передачу сертификации новый сертификат соответствия с той же датой окончания срока действия сертификата, которая была указана в отмененном сертификате. Орган по сертификации должен направить в Центральный орган Системы по направлению «Системы менеджмента» копию выданного сертификата в срок не позднее трех рабочих дней от даты подписания.

 

Применение сертификата соответствия системы менеджмента качества и знака соответствия Системы

Держатель сертификата соответствия применяет сертификат соответствия системы менеджмента и знак соответствия Системы ИНТЕРГАЗСЕРТ в соответствии с правилами, действующими в Системе ИНТЕРГАЗСЕРТ, и документом ОГН0.RU.0102.

Орган по сертификации контролирует правильность использования сертификата соответствия системы менеджмента и знака соответствия Системы ИНТЕРГАЗСЕРТ.

Орган по сертификации при обнаружении неправильного или вводящего в заблуждение использования сертификата соответствия системы менеджмента или знака соответствия Системы ИНТЕРГАЗСЕРТ предпринимает необходимые действия, включающие:

  • корректирующие действия;
  • приостановление или прекращение действия сертификата соответствия;
  • публикацию сведений о нарушении на сайте Системы ИНТЕРГАЗСЕРТ в сети Интернет.