Главная \ О Компании \ ИНТЕРГАЗСЕРТ СМК+, СМК, ОДР \ Описание процесса проведения аудита

Описание процесса проведения аудита, действия с сертификатом соответствия

Порядок сертификации систем менеджмента качества

Для начала работы по сертификации организации необходимо провести выбор органа сертификации, оценивая свои текущие и будущие потребности в сертификации, соизмеряя их с теми возможностями, которые предоставляет тот или иной орган по сертификации.

На этом этапе мы попросим Вас оформить заявку. Это необходимо для оценки трудоёмкости проведения аудита и определения необходимых с нашей стороны ресурсов и компетентности. На основании информации из заявки руководитель органа изучает возможности ОС  СМ ООО «КЦ «Перспектива» по проведению данного аудита и рассчитывает трудоёмкость проверки в аудито-днях. По результатам анализа заявки мы подготовим Вам коммерческое предложение.

Этап подготовки завершается подписанием договора на сертификацию.

Все заявители (изготовители) на сертификацию проходят проверку правоспособности в соответствии с п. 7.8 документа ОГН0.RU.0101 «Правила функционирования системы добровольной сертификации ИНТЕРГАЗСЕРТ» до принятия решения органом по сертификации о выдаче/отказе в выдаче сертификата соответствия.

Для организации проверки правоспособности заявитель на сертификацию представляет в орган по сертификации:

– информацию о цепочке собственников, включая бенефициаров (в том числе конечных) по форме приложения Б4 ОГН0.RU.0121 (с изменением № 1)

– согласия на обработку персональных данных в отношении всех лиц, указанных в цепочке собственников, по форме приложения Б5 ОГН0.RU.0121 (с изменением № 1).

В случае отрицательного решения по итогам проверки правоспособности дальнейшее проведение работ по сертификации невозможно.

Сертификация состоит из нескольких этапов

Работы по сертификации имеют один предварительный и два основных этапа сертификации:

  • предварительная оценка Системы менеджмента качества (СМК);
  • проверка и оценка системы менеджмента качества в Организации;
  • инспекционный контроль над сертифицированной системой менеджмента качества .

Предварительная оценка СМК производится экспертами ОС СМ ООО «КЦ «Перспектива» с целью определения готовности Организации к сертификации и приверженность её руководства принципам менеджмента качества. Проверяется комплекс ключевых требований к организационной структуре, процедурам, процессам и ресурсам СМК.

Основные цели данного этапа:

  • определить наличие основных элементов (т.е. организационной структуры, процедур, процессов и ресурсов) СМК и приверженность руководства Организации принципам менеджмента качества;
  • установить готовность СМК Организации к сертификации (в том числе проведение внутренних проверок и анализа СМК со стороны руководства);
  • установить готовность СМК Организации к сертификации (в том числе проведение внутренних проверок и анализа СМК со стороны руководства);
  • уточнить область сертификации СМК Организации.

Организация должна представить руководителю экспертной группы комплект контрольных экземпляров действующих документов, описывающих СМК.

Анализ документации проводится с целью определения адекватности (т.е. полноты, степени соответствия, взаимосвязей, отсутствия внутренних противоречий) документов СМК требованиям заявленного стандарта.

По результатам предварительной оценки руководитель группы подготавливает Отчет с рекомендациями по сертификации СМК, и с указанием в нем всех проблемных областей и наблюдений, а также проект плана сертификационной проверки. 

Проверка и оценка системы менеджмента качества в организации

Сертификационная проверка должна быть проведена не позднее чем через шесть месяцев после проведения 1 этапа сертификации.

Целью проверки является: определение соответствия СМК Организации, её процессов и рабочих мест всем применимым требованиям заявленного стандарта(ов) и собственным внутренним документам самой Организации, оценка результативности СМК и ее способности достигать установленных целей в рамках реализации политики, оценка степени выполнения Организацией обязательных законодательных и других регламентирующих требований.

Работы по второму этапу выполняются как в административных помещениях, так и на производственных площадках Организации.

Сертификационная проверка состоит из следующих этапов:

A) Вступительное совещание
Представление состава экспертной группы, представление Программы и Плана аудита, краткое изложение методов и процедур, которые будут использованы при проведении проверки и регистрации несоответствий, ответы на вопросы.

B) Проверка соответствия на конкретных рабочих местах
Непосредственно процесс проверки заключается в работе экспертной группы по сбору объективных доказательств посредством наблюдений условий работы, выполнения мероприятий по управлению процессами и обеспечению условий работы в проверяемых подразделениях Организации, опроса, изучения документов и записей для дальнейшего их анализа и оценки.

C) Собрание экспертной группы, оформление результатов проверки
Перед заключительным совещанием экспертная группа собирается для оформления результатов проверки.

D) Заключительное совещание
Целью заключительного совещания является представление экспертной группой выводов по результатам проверки Системы менеджмента Организации с рекомендациями руководству ОС СМ ООО «КЦ «Перспектива» о признании ее соответствия требованиям заявленного стандарта.

Решение о выдаче Сертификата соответствия

Регистрация и оформление сертификата(ов) соответствия осуществляется после устранения несоответствий, выявленных в ходе проведения сертификационного аудита. Для устранения несоответствий Организации даётся не более 40 рабочих дней.

Отчет по результатам сертификационного аудита и рекомендации экспертной группы передаётся руководителю органа. После анализа и утверждения этого отчета в ОС СМ ООО «КЦ «Перспектива» принимается решение о выдаче Сертификата соответствия или в отказе от его выдаче.

Запись в Сертификате соответствия должна соответствовать области сертификации. Проект сертификата проходит согласование с Организацией, и только после этого оформляется установленным образом и отсылается заказчику.

Сертификат выдается сроком на 3 года с последующим продлением (ресертификация).

      Инспекционный контроль над сертифицированной системой менеджмента качества проводится ОС СМ ООО «КЦ «Перспектива» ежегодно в течение срока действия сертификата.     При принятии решения о выдаче сертификата соответствия системы менеджмента качества и подписания договора о наблюдательном аудите (инспекционном контроле) орган по сертификации оформляет проект сертификата соответствия системы менеджмента качества.

     Сертификат выдается на срок не более трех лет с даты принятия решения о его выдаче.

     Орган по сертификации принимает решение о подтверждении сертификата соответствия на основании информации (документов), предоставляемой экспертной группой:

  • акта по аудиту, письменных подтверждений держателя сертификата соответствия об устранении несоответствий (при их наличии);
  • заключений руководителя экспертной группы об устранении выявленных несоответствий (при их наличии);
  • рекомендации руководителя экспертной группы относительно подтверждения (приостановления действия) сертификата со всеми условиями и замечаниями.

     Орган по сертификации должен учитывать при принятии решения о подтверждении сертификации также любую другую относящуюся к этому вопросу информацию (например, общедоступную информацию, комментарии к отчету по аудиту со стороны заявителя).

     Необходимым условием для принятия положительного решения о подтверждении сертификата соответствия является заключение экспертной группы о том, что:

  • по результатам наблюдательного аудита (инспекционного контроля) отсутствуют или устранены вновь выявленные значительные несоответствия системы менеджмента качества, орган по сертификации проанализировал, признал и проверил результативность коррекций и корректирующих действий в отношении всех несоответствий;
  • по вновь выявленным малозначительным несоответствиям системы менеджмента качества установленным требованиям держатель сертификата соответствия предоставил информацию об устранении, которую орган по сертификации проанализировал, и признал запланированные коррекции и корректирующие действия в отношении всех малозначительных несоответствий;
  • ранее выявленные (в ходе сертификации или предыдущего наблюдательного аудита (инспекционного контроля)) малозначительные несоответствия устранены результативно;
  • система менеджмента качества по-прежнему соответствует установленным требованиям (на соответствие которым осуществлялась сертификация);
  • не выявлены нарушения использования знаков соответствия и/или любых других ссылок на сертификацию.

Для устранения несоответствий Организации даётся не более 20 рабочих дней.

     Решение об обновлении сертификата орган по сертификации должен принимать на основе результатов ресертификационного аудита и анализа функционирования системы менеджмента качества за период действия сертификата.

Расширение области сертификации

Область сертификации расширяют при увеличении области применения системы менеджмента качества, а именно:

− процессов жизненного цикла продукции в рамках однородной продукции, применительно к которой была сертифицирована система менеджмента качества;

− номенклатуры продукции, выпускаемой организацией;

− производственных площадок организации.

Держатель сертификата, желающий расширить область сертификации, направляет запрос в ОС СМК в свободной форме, а ОС СМК анализирует возможность проведения аудита с расширением области СМК с учетом своей области деятельности.

Сертификация в дополнительной области может быть проведена по полной или сокращенной процедуре. Продолжительность и объекты аудита устанавливает ОС СМК, в том числе с учитывается минимизация затрат заявителя. Аудит по расширению области сертификации может быть совмещен с очередным наблюдательным аудитом СМК. При этом оплата очередного наблюдательного аудита должна быть увеличена на стоимость работ по расширению области сертификации.

После оплаты держателем сертификата соответствия стоимости работ, предусмотренных договором на расширение области сертификации, ОС СМК проводит аудит и оценку дополнительной области применения СМК, при этом предварительный аудит проводится без выезда на место осуществления деятельности.

На основании акта по результатам проведенного аудита орган по сертификации оформляет решение о расширении области сертификации.

Решение о расширении области сертификации и копию сертификата орган по сертификации направляет в Центральный орган Системы ИНТЕРГАЗСЕРТ.

При положительных результатах аудита держателю сертификата соответствия выдают новый сертификат соответствия, включающий в себя указание расширенной области сертификации, при этом действие предыдущего сертификата соответствия прекращают, а держатель сертификата сдает сертификат, действие которого прекращено, в орган по сертификации.

Срок действия нового сертификата соответствия остается тем же, что указан в сертификате соответствия, действие которого прекращено.

Сужение области сертификации

Сужение области сертификации проводится по инициативе держателя сертификата соответствия или ОС СМК.

По инициативе держателя сертификата соответствия область сужается на основании соответствующего запроса в произвольной форме, с указанием исключаемого вида продукции, работы (услуги) или процессов жизненного цикла продукции, работы (услуги).

Область сертификации может быть сужена по результатам внепланового аудита, подтверждающего факт невыполнения требований в отношении отдельной области системы менеджмента и позволяющего исключить ее из области сертификации.

Орган по сертификации должен сузить область сертификации держателя сертификата соответствия, если при наблюдательном (инспекционном контроле) или ресертификационном аудите системы менеджмента обнаружатся сокращение области применения системы менеджмента или изменения в системе менеджмента, которые могут повлиять на выполнение требований, предъявляемых при сертификации.

Рекомендации о сужении области сертификации экспертная группа органа по сертификации включает в акт по результатам аудита.

Орган по сертификации должен провести проверку сужения области сертификации при очередном аудите.

После принятия решения о сужении области Органом по сертификации  держателю сертификата соответствия выдают новый сертификат на суженную область сертификации с сохранением срока действия сертификата соответствия, действие которого прекращено.

Сертификат соответствия, действие которого прекращено, подлежит возврату в орган по сертификации.

           Приостановление и отмена действия сертификата соответствия

Орган по сертификации приостанавливает действие сертификата соответствия в случаях, если:

− при наблюдательном аудите (инспекционном контроле) выясняется, что держатель сертификата соответствия не может выполнить требования, предъявляемые при сертификации, включая требования к результативности сертифицированной системе менеджмента;

− держатель сертификата соответствия отказывается от проведения наблюдательного аудита (инспекционного контроля) или не позволяет проводить наблюдательный аудит (инспекционный контроль) с требуемой периодичностью;

− держатель сертификата соответствия не выполнил запланированные корректирующие действия по устранению несоответствий по результатам предыдущего наблюдательного аудита (инспекционного контроля);

− при наблюдательном аудите (инспекционном контроле) выявлены значительные несоответствия системы менеджмента установленным требованиям, влияющие на функционирование процессов, качество продукции (услуг), воздействие на окружающую среду, взаимодействие с потребителем, а также прочие нарушения, влияющие на обязательства, заявленные сертифицированной системой, на основании которых экспертная группа считает целесообразным приостановить действие сертификата соответствия;

− если в период действия сертификата соответствия выявлены нарушения правил использования сертификата соответствия и применения знака соответствия; 

− если в период действия сертификата соответствия выявляется факт неинформирования держателя сертификата соответствия о существенных изменениях, связанных с ведением основных видов деятельности или формой собственности, структурой организации и менеджментом, численностью персонала, контактным адресом и производственными площадками, областью сертификации, если эти изменения влияют на сохранение целостности системы менеджмента;

− держатель сертификата соответствия добровольно сделал запрос о приостановлении действия сертификата соответствия. 

Период приостановления действия сертификата соответствия не должен превышать 6 месяцев. В решении о приостановлении действия сертификата соответствия приводятся причина и сроки приостановления действия сертификата соответствия.

В случае, если держатель сертификата соответствия не сумеет устранить причины, вызвавшие приостановление действия сертификата, орган по сертификации должен принять решение об отмене сертификата или сужении области сертификации.

Возобновление действия сертификата соответствия осуществляется органом по сертификации только после проведения внепланового/планового наблюдательного аудита (инспекционного контроля) и проверки выполнения корректирующих действий, направленных на устранение причин, повлекших приостановление действия сертификата соответствия.

Отмена действия сертификата

 Отмена действия сертификата соответствия осуществляется органом по сертификации в случаях, когда:

− в установленные сроки не проведены корректирующие действия и не устранены причины, повлекшие приостановление действия сертификата соответствия;

− выявлено хотя бы одно значительное несоответствие, которое не может быть устранено в течение 6 месяцев;

− держатель сертификата соответствия отказывается соблюдать условия договора на наблюдательный аудит (инспекционный контроль) (или других согласованных с держателем сертификата соответствия документов;

− держатель сертификата соответствия прекратил деятельность как юридическое лицо путем ликвидации или путем присоединения к другому юридическому лицу;

− держатель сертификата соответствия добровольно сделал запрос об отмене действия сертификата соответствия.

В случае изменений наименования или адреса держателя сертификата соответствия оформляется новый сертификат с сохранением срока действия отмененного сертификата. Решение об оформлении нового сертификата может быть принято, как по результатам планового/внепланового наблюдательного аудита (инспекционного контроля), так и на основании документов, предоставленных держателем сертификата соответствия.